De term officiële waarschuwing is niet vastgelegd in de wet, maar wordt vaak gezien als een schriftelijke waarschuwing vanuit de werkgever die opgenomen wordt in het personeelsdossier. Hiermee laat de werkgever officieel weten aan de werknemer dat hij/zij gedrag heeft vertoond dat niet gewenst is binnen de organisatie. Een officiële waarschuwing hoeft niet per se schriftelijk te gebeuren, maar kan ook mondeling. Dit maakt het wel lastiger voor de werkgever om te bewijzen dat de waarschuwing heeft plaatsgevonden.
Waarvoor kan ik een officiële waarschuwing geven/krijgen?
Een van de meeste bekende gedragingen waarvoor werkgevers een officiële waarschuwing kunnen geven is te laat komen. Voor één keer 5 of 10 minuten te laat komen zal je werkgever je niet snel een officiële waarschuwing geven, maar als dit structureel is of op een belangrijk moment, dan is dat anders. Hieronder een lijstje met voorbeelden waarvoor een officiële waarschuwing gegeven kan worden:
- Herhaaldelijk te laat komen.
- Slechte omgang met collega’s of klanten (bijvoorbeeld beledigen of uitschelden).
- Het niet houden aan het bedrijfsreglement, werkprocedures, huisregels, voorschriften of afspraken.
- Ziek melden terwijl je niet ziek bent.
- Iets doen wat alleen door een andere medewerker gedaan mag worden (overschrijden van bevoegdheden).
- Het gebruiken van werkgevers eigendommen voor privédoeleinden.
- Het houden van pauze in niet pauzetijden.
- Het ongeoorloofd opnemen van verlof.
- Te laat terugkomen van vakantie
- Het niet nakomen van verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst.
Hoe moet je een officiële waarschuwing geven?
Aangezien de officiële waarschuwing niet vastgelegd is in de wet, is er geen vorm die je hiervoor hoeft aan te houden. Het is in onze ogen dan ook verstandig om altijd het gesprek aan te gaan over het ongewenste gedrag.
Daarnaast is het voor jouzelf als bedrijf wel prettig als je bewijs hebt dat je de werknemer de officiële waarschuwing hebt gegeven. Vandaar dat een schriftelijke officiële waarschuwing aangeraden wordt. Zorg er ook voor dat de werknemer deze ondertekent, of dat je de officiële waarschuwing aangetekend verstuurt. Je kunt dan een kopie toevoegen aan het personeelsdossier. De werknemer is nu ook op de hoogte dat jij als werkgever gedrag zoals vertoond niet accepteert.
Ook geef je hem “officieel” de kans om zijn/haar gedrag te verbeteren. Mocht de werknemer meer van dit soort gedrag vertonen, dan kun je een dossier tegen hem/haar opbouwen wat de basis kan zijn voor vervolgstappen zoals schorsing, of uiteindelijk ontslag. Dit laatste kan echter pas nadat wangedrag zich vaker heeft voorgedaan.
Hoe moet je een officiële waarschuwing opstellen?
Er is geen vorm waar je je als werkgever aan moeten houden. Echter kunnen deze tips je verder op weg helpen:
- Omschrijf wat er is gebeurd (aanleiding) en wat het resultaat is van deze gebeurtenis. Vb: “Je kwam gisteren 15 minuten te laat op werk, waardoor de winkel pas 15 minuten later open kon. Dit zorgde ervoor dat de mensen die voor werk koffie wilden halen dit niet konden doen en daardoor heb je omzet misgelopen.”
- Benoem eventueel eerder gevoerde gesprekken met de werknemer waarin je dit ook hebt besproken.
- Geef aan dat dit niet acceptabel is voor jou als werkgever en wat je gaat doen als het weer gebeurt.
- Vraag wat de werknemer er aan gaat doen om dit in de toekomst te voorkomen.
Wel eens met een officiële waarschuwing
Je weet dat je gisteren en eergisteren beide dagen een uur te laat was op werk, maar dat kwam omdat je fiets gestolen is waardoor je naar je werk moest lopen. Dit heb je ook telefonisch laten weten, maar je werkgever heeft je toch een officiële waarschuwing gegeven. Terecht vind je zelf. Maar laat dit ook schriftelijk weten aan jouw werkgever zodat dit ook in het personeelsdossier opgenomen wordt.
Je hebt dan in ieder geval uitleg gegeven waarom je te laat was. Geef het liefst ook aan hoe je ervoor zal zorgen dat dit in de toekomst niet weer zal gebeuren. Dit kan bijvoorbeeld door te vermelden dat je een nieuwe fiets hebt gekocht met een extra veilig hangslot.
Niet eens met officiële waarschuwing
Wanneer je een officiële waarschuwing krijgt van je werkgever kan dat even schrikken zijn als je je niet bewust was dat je gedrag vertoonde dat niet gewenst is. Maar het kan ook zo zijn dat je vindt dat de officiële waarschuwing niet terecht is. Zorg er dan voor dat je dit ook laat weten.
Doe dit schriftelijk en zorg ervoor dat je bewijs hebt dat de werkgever dit goed heeft ontvangen. Doe dit dus het liefst via een aangetekende brief of laat de werkgever tekenen voor ontvangst en bewaar een kopie. Geef in de brief het volgende aan:
- dat je het niet eens bent de met de officiële waarschuwing;
- waarom je het niet eens bent met de officiële waarschuwing;
- het verzoek aan de werkgever om de officiële waarschuwing in te trekken en
- het verzoek om jouw reactie op te nemen in het personeelsdossier.
Bezwaartermijn officiële waarschuwing
In sommige CAO’s of in het bedrijfsreglement kan een uiterlijke datum staan waarop je bezwaar kunt aantekenen tegen een officiële waarschuwing. Let op deze termijn! Indien je nog niet helemaal zeker weet hoe je wilt reageren op de officiële waarschuwing maar je bent het er niet mee eens, dan is het handig om een korte reactie te sturen met “gelezen, maar niet akkoord”.
Ontslag na een officiële waarschuwing
Wanneer de werkgever meerdere officiële waarschuwingen heeft gegeven, kan dat uiteindelijk leiden tot een conflict of zelfs ontslag. Dit kan niet zomaar, daarvoor moet de werkgever een dossier opbouwen. Dit dossier moet “dik genoeg” zijn om een werknemer te kunnen ontslaan. Het optellen van officiële waarschuwingen is vaak niet genoeg om iemand te ontslaan. In de praktijk blijkt dat nog best lastig voor de werkgever. De werknemer wordt in Nederland namelijk goed beschermd.
Ook speelt de ernst van de overtredingen van de werknemer mee in het geheel. Het is lastig om op voorhand te beschrijven wanneer iemand wel of niet ontslagen kan worden. Dit kan per zaak verschillen. Wil je weten hoe bij jou de situatie er voor staat? Schakel dan een jurist of advocaat in. Die kijkt dan naar jouw persoonlijke situatie en kan je verder helpen.
Ontslag op staande voet
In dit artikel kun je meer vinden over wanneer ontslag op staande voet mogelijk is en wat dit is.
