De algemene voorwaarden verschillen per soort onderneming (BV of NV). In de wet staat niet welke voorwaarden per se in de algemene voorwaarden moeten worden neergezet. Over het algemeen komen de volgende punten voor in de algemene voorwaarden:
- Aansprakelijkheid;
- Betalingstermijn;
- Eigendomsvoorbehoud;
- Garantie;
- Leveringsvoorwaarden;
- Overmacht;
- Klachtenafhandeling;
- Toepasselijk recht en bevoegde rechter bij geschil;
- Afspraken over beëindigen overeenkomst.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn onderdeel van een (koop)overeenkomst. In deze voorwaarden wordt neergezet welke rechten en plichten de partijen bij de (koop)overeenkomst hebben. De algemene voorwaarden gelden voor elk product dat je verkoopt of elke dienst die je verleent en gaan niet over het product of de dienst zelf. In de algemene voorwaarden staat dus niet de prijs of de kleur van het product of de dienst.
Zijn algemene voorwaarden verplicht?
Nee, je bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. Soms is het wel verplicht om algemene voorwaarden op te stellen als je bijvoorbeeld lid bent van een brancheorganisatie. Een voorbeeld hiervan is de kinderopvang.
Als je als onderneming geen algemene voorwaarden gebruikt, kun je altijd terugvallen op de regels in de wet die gelden bij een (koop)overeenkomst. Hier onder andere geregeld dat je recht hebt op een onbeschadigd product en dat je moet betalen voor een ontvangen product. Het is wel verstandig om algemene voorwaarden op te stellen, omdat je hierin bijvoorbeeld aansprakelijkheid voor bepaalde schades kunt uitsluiten, die in de wet niet is uitgesloten.
Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig?
Als je algemene voorwaarden gebruikt, moet je aan twee eisen voldoen:
- De klant moet jouw algemene voorwaarden kunnen lezen voordat ze een product kopen of een dienst afnemen (informatieplicht).
- In de algemene voorwaarden mogen geen onredelijke bepalingen staan.
Als je voldoet aan deze twee eisen en een klant koopt een product of neemt een dienst bij jou af, dan zijn de algemene voorwaarden van toepassing en gelden ze tussen jou en de klant. Als je je niet houdt aan deze twee eisen, dan kan de klant de algemene voorwaarden vernietigen. Als een klant dit doet, kun je geen beroep doen op de algemene voorwaarden.
Hoe voldoe ik aan de informatieplicht?
Volgens de wet moet je als gebruiker van de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de (koop)overeenkomst jouw klant de mogelijkheid geven om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Hierbij is het niet van belang dat de klant ook daadwerkelijk de algemene voorwaarden leest. Het gaat er om dat de klant de mogelijkheid heeft gekregen om de voorwaarden te lezen. Je kan deze mogelijkheid op verschillende manieren geven:
- Je kunt de klant een fysiek exemplaar van de algemene voorwaarden geven;
- Je kunt de algemene voorwaarden van tevoren naar de klant sturen;
- Je kunt de klant een mail sturen met een link om de algemene voorwaarden te downloaden;
- Je kunt de klant erop wijzen dat de algemene voorwaarden te vinden zijn op jouw website.
Als de algemene voorwaarden wel op jouw site staan, maar je wijst jouw klant er niet op dat de voorwaarden daar staan, voldoe je niet aan de informatieplicht. Je voldoet ook niet aan de informatieplicht als de algemene voorwaarden op de factuur staan. Dit is te laat: de klant heeft dan niet voor of bij het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden kunnen inzien. Daarnaast heb je jouw informatieplicht ook geschonden als de algemene voorwaarden te ingewikkeld zijn voor klanten om te begrijpen. Zorg er dus voor dat de algemene voorwaarden in begrijpelijke, maar ook in juridisch correcte taal is geformuleerd.
Wat zijn onredelijke bepalingen?
In de wet is een zwarte lijst en een grijze lijst opgenomen om te bepalen welke bepalingen onredelijk (kunnen) zijn. Ook bepalingen die niet op de zwarte of grijze lijst staan, kunnen onredelijk zijn. Deze zwarte en grijze lijst gelden alleen als sprake is van een overeenkomst tussen een bedrijf en een consument. Als een bedrijf een overeenkomst heeft gesloten met een ander bedrijf, dan zijn de zwarte en grijze lijst in principe niet van toepassing.
Wat is de zwarte lijst?
In de zwarte lijst zijn bepalingen opgenomen die volgens de wet altijd onredelijk zijn. Als je zo’n bepaling hebt opgenomen in jouw algemene voorwaarden, is deze bepaling niet geldig. Een voorbeeld van een bepaling die op de zwarte lijst staat, is een bepaling waarin is opgenomen dat de klant niet naar de rechter mag gaan bij een geschil.
Wat is de grijze lijst?
In de grijze lijst zijn bepalingen opgenomen die volgens de wet onredelijk kunnen zijn. Je moet een goede reden hebben om toch zo’n bepaling op te nemen in jouw algemene voorwaarden. Een voorbeeld van een bepaling die op de grijze lijst staat, is een bepaling waarin is opgenomen dat jij, als gebruiker van de algemene voorwaarden, niet aansprakelijk bent voor schade. Als een klant stelt dat een bepaling uit jouw algemene voorwaarden onredelijk is, omdat deze bepaling in de grijze lijst staat, moet jij bewijzen dat de bepaling niet onredelijk is.
Aansprakelijkheid in algemene voorwaarden
Je kunt in de algemene voorwaarden jouw aansprakelijkheid beperken. Een dergelijke bepaling wordt een exoneratiebeding genoemd. Je mag nooit alle aansprakelijkheid uitsluiten, maar je mag de aansprakelijkheid wel verkleinen in de algemene voorwaarden. Door jouw aansprakelijkheid te beperken, beperk je ook de risico’s van jouw bedrijf.
Als je een overeenkomst sluit met een consument, mag je in principe geen aansprakelijkheid uitsluiten, tenzij het echt niet anders kan. Een bepaling in de algemene voorwaarden die alle aansprakelijkheid uitsluit, kan volgens de grijze lijst onredelijk bezwarend zijn. In dat geval is de bepaling vernietigbaar en is deze niet van toepassing, tenzij de verkoper kan bewijzen dat de bepaling niet onredelijk bezwarend is.
Als je een overeenkomst sluit met een ander bedrijf, dan is het wel toegestaan om aansprakelijkheid uit te sluiten in de algemene voorwaarden. Ook deze mogelijkheid is begrensd: het is bijvoorbeeld niet toegestaan om aansprakelijk voor opzettelijk of bewust roekeloos handelen uit te sluiten.
In de algemene voorwaarden kun je een opsomming opnemen met situaties en/ of schades waarvoor jouw bedrijf niet aansprakelijk is. Je kan hierbij denken aan:
- omzetverlies;
- vertragingsschade;
- reputatieschade;
- opgelegde boetes.
In de algemene voorwaarden is meestal ook opgenomen dat het bedrijf niet aansprakelijk is als de klant bepaalde afgesproken verplichtingen en verantwoordelijkheden niet is nagekomen. Daarnaast kun je ook jouw aansprakelijkheid beperken tot een bepaald bedrag.
Betalingstermijn in algemene voorwaarden
In de algemene voorwaarden kan je een termijn opnemen waarbinnen klanten moeten betalen. Als je een overeenkomst hebt gesloten met een consument mag je zelf de termijn bepalen. Als je een overeenkomst hebt gesloten met een ander bedrijf gelden er maximale betalingstermijnen:
- Voor bedrijven is de maximale betalingstermijn 60 dagen, tenzij iets anders is afgesproken in een contract of sprake is van een overeenkomst waarbij een grootbedrijf moet betalen aan een midden- of kleinbedrijf (mkb). In dit laatste geval geldt een betalingstermijn van 30 dagen.
- Een betalingstermijn die langer is dan 30 (in geval van mkb) of 60 dagen is alleen toegestaan als je kan aantonen dat geen sprake is van nadelen voor de koper en verkoper.
- Als er geen betalingstermijn is afgesproken, dan is de termijn 30 dagen.
Eigendomsvoorbehoud in algemene voorwaarden
Eigendomsvoorbehoud houdt in dat jij eigenaar blijft van de producten die jij aan iemand levert, totdat diegene voor deze producten heeft betaald. Als de klant failliet gaat en nog niet heeft betaald, kun je de producten terugeisen. Eigendomsvoorbehoud kan worden overeengekomen in de algemene voorwaarden en wordt vaak gebruikt in een overeenkomst tussen een leverancier en een afnemer.
Garantie in algemene voorwaarden
Een klant heeft recht op een goed product en heeft ook recht op een wettelijke garantie. In de algemene voorwaarden kun je informatie zetten over extra garantie of de duur van de garantie. Je kunt de wettelijke garantie niet beperken in jouw algemene voorwaarden, maar wel uitbreiden. Dit kan door het geven van een extra garantie of door het verlengen van de garantietermijn. Een voorbeeld van een aanvullende garantie is de fabrieksgarantie. Deze garantie geldt meestal voor 1 of 2 jaar. Als het gekochte product binnen die termijn kapot gaat, is de verkoper/fabrikant hiervoor aansprakelijk. De koper hoeft dan niet te bewijzen dat het product kapot is gegaan door bijvoorbeeld een fout van de fabrikant. De fabrikant is niet voor een kapot product aansprakelijk, als deze kan bewijzen dat het product kapot is gegaan door de koper. Dit is moeilijk te bewijzen. Als het product na het verlopen van de garantietermijn kapot gaat, kan de koper de verkoper/fabrikant nog steeds aansprakelijk stellen. De koper moet in dat geval wel bewijzen dat het product kapot is gegaan door een fout van de verkoper of de fabrikant. Dit is moeilijk te bewijzen, zeker als je het product al een aantal jaar gebruikt.
Leveringsvoorwaarden in algemene voorwaarden
De leveringsvoorwaarden zijn de afspraken over alles wat met de levering van een product heeft te maken. Denk hierbij aan de levertijd, transport- en bezorgkosten en eventuele mogelijkheid tot annulering.
Overmacht in algemene voorwaarden
Als je de door jou gemaakte afspraken niet kunt nakomen, ben je in principe verantwoordelijk voor de schade die jouw klant daardoor lijdt. In sommige gevallen kun je je beroepen op overmacht, waardoor je niet verantwoordelijk bent voor die schade. In de algemene voorwaarden kun je neerzetten wanneer sprake is van overmacht en wat de gevolgen zijn als daadwerkelijk sprake is van overmacht. Voorbeelden van overmacht zijn:
- natuurgeweld;
- oorlog;
- onverwachte overheidsmaatregelen.
Als daadwerkelijk sprake is van overmacht en jouw beroep op overmacht slaagt, kan dat verschillende gevolgen hebben:
- Je bent niet aansprakelijk voor de schade die is veroorzaakt door het niet nakomen van de overeenkomst.
- Je hoeft maar voor een deel de overeenkomst na te komen.
- Je mag het nakomen van de overeenkomst uitstellen.
- Jij of jouw klant mag de overeenkomst opzeggen (na een bepaalde termijn).
Klachtenafhandeling in algemene voorwaarden
In de algemene voorwaarden wordt vaak een termijn opgenomen waarbinnen je een klacht moet indienen over het gekochte product. Als je te laat bent met klagen, vervalt je recht om bijvoorbeeld een nieuw product te eisen. Daarnaast kun je meestal ook in de algemene voorwaarden vinden hoe en waar je een klacht moet indienen.
Als over de klachtenafhandeling niets is geregeld in de algemene voorwaarden, dan volgt uit de wet dat een consument binnen twee maanden na levering moet klagen. Daarnaast kun je op verschillende manieren een klacht indienen, maar het is aan te raden om het schriftelijk te doen. Zo kun je makkelijker bewijzen dat en wanneer je een klacht hebt ingediend.
Toepasselijk recht en bevoegde rechter bij geschil in algemene voorwaarden
Als je samen met een klant niet tot een oplossing komt bij een onenigheid, dan kun je naar de rechter gaan. In de wet is bepaald welk recht van toepassing is en welke rechter bevoegd is. In de algemene voorwaarden kan ook geregeld zijn welke rechter en welk recht dan van toepassing is. Dit wordt vaak gedaan bij een overeenkomst met een bedrijf in het buitenland. Als jouw klant in Nederland woont, is het eigenlijk niet mogelijk om een bepaling over het toepasselijke recht en de bevoegde rechter op te nemen in de algemene voorwaarden. In zo’n geval is namelijk het Nederlandse recht van toepassing. Daarnaast is de rechter van de plaats waar de klant woont bevoegd. Als je in de algemene voorwaarden toch iets anders opneemt, dan kan de rechter oordelen dat dit een onredelijke bepaling is.
Afspraken over beëindigen overeenkomst in algemene voorwaarden
Op grond van de wet is het onder bepaalde omstandigheden mogelijk een overeenkomst te beëindigen, juridisch gezegd, te ontbinden. Dit is het geval wanneer de andere partij de gemaakte afspraken niet nakomt. In de algemene voorwaarden kan worden geregeld wanneer dat is. In juridische woorden heet dit een tekortkoming in de nakoming. Daarnaast kan in de algemene voorwaarden worden opgenomen hoe de overeenkomst beëindigd moet worden; bijvoorbeeld per mail of via een brief.
Hoe stel je algemene voorwaarden op?
Je kan zelf algemene voorwaarden opstellen of een voorbeeldtekst gebruiken bij het opstellen van algemene voorwaarden. Een voorbeeld van algemene voorwaarden kun je meestal vinden bij een brancheorganisatie. Je kan ook de algemene voorwaarden laten controleren of laten opstellen door een juridisch adviseur. Een juridisch adviseur controleert of de voorwaarden compleet en rechtsgeldig zijn en kan jouw wensen erin verwerken.
